e-Arşiv Faturada İptal ve İtiraz Nasıl Yapılır?

e-Arşiv faturada iptal, e-Faturaya göre bir miktar daha esnektir; çünkü belge GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilmez. Ancak bu esneklik sınırsız değildir ve zamanla daralır. Belirleyici olan, belgenin alıcıya iletilip iletilmediği ve raporlama gününün geçip geçmediğidir.

Aynı gün iptal

Belge alıcıya henüz iletilmemişse ve aynı gün içindeyse, fatura sistem üzerinden iptal edilebilir. İptal bilgisi o günün e-Arşiv raporuna işlenir. Bu, en temiz ve en az sorun çıkaran yoldur; hatalı belgeyi fark ettiğiniz anda bu yolu denemenizi öneriyoruz.

Raporlandıktan sonra

Belge raporlandıktan sonra basit iptal mümkün olmaz. Bu aşamada iki yol vardır: alıcı e-Fatura mükellefi değilse iade faturası düzenlemesini istemek ya da vergi mevzuatının öngördüğü düzeltme yollarına başvurmak. Uygulamada en yaygın çözüm, karşı taraftan iade faturası temin etmektir.

Nihai tüketiciye kesilen faturalar

Alıcı vergi mükellefi olmayan bir tüketici ise iade faturası düzenlemesi beklenemez. Bu durumda iade işlemi, gider pusulası ya da mevzuatın izin verdiği belgeler ile kayıt altına alınır. İnternet üzerinden satış yapan işletmelerde iade oranı yüksek olduğu için bu akışın baştan kurgulanması önemlidir.

İtiraz bildirimi

• İtiraz, faturanın içeriğine karşı çıkmaktır; iptalden farklıdır
• Ticari alıcılarda sekiz günlük itiraz süresi işler
• İtirazın noter, taahhütlü mektup, telgraf veya KEP ile yapılması ispat açısından gereklidir
• GİB İptal/İtiraz Portalı üzerinden de bildirim yapılabilir
• Sözlü veya normal e-posta ile yapılan itiraz ispat açısından zayıftır

Hatayı en baştan önlemek

• Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını fatura öncesi sorgulayın
• Vergi kimlik numarası ve unvanı sistemden doğrulayın
• Tutarı ve KDV oranını kesim öncesi ikinci bir gözle kontrol ettirin
• Faturayı gün sonuna bırakmayın; iptal imkânı aynı gün içindedir

Börü Medya olarak müşterilerimizin muhasebe ekiplerine hatalı belge senaryolarını uygulamalı olarak gösteriyoruz. Kahramanmaraş'ta e-Arşiv kurulumundan sonra ilk ay boyunca süreç kontrolünü birlikte yapıyor, tekrarlayan hataların kaynağını gideriyoruz.