e-Arşiv Fatura: Kimler Kullanmalı, Nasıl Saklanmalı?

e-Arşiv, e-Fatura mükellefi olmayan kişilere (vergi mükellefi olmayan bireyler ve henüz e-Fatura'ya geçmemiş firmalar) elektronik fatura kesimini sağlayan sistemdir. e-Fatura mükellefleri için zorunludur ve aynı entegratör üzerinden yönetilmesi gerekir.

Kimler e-Arşiv kullanmalı?

• e-Fatura mükellefi olan tüm tüzel kişiler (zorunlu)
• İnternetten satış yapan e-ticaret firmaları (sektörel zorunluluk)
• Vergi mükellefi olmayan müşterilere kesilen faturaların elektronik tutulmasını isteyen firmalar

e-Arşiv'in avantajları

• Kağıt ve baskı maliyetlerinde tasarruf
• Toplu kesim ve gönderim
• 10 yıllık dijital yasal saklama
• GİB raporlama otomasyonu
• Müşteriye e-posta ya da SMS ile anında iletme

Yasal saklama yükümlülüğü

e-Arşiv faturaları 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanmak zorundadır. Bu süre boyunca faturalar değiştirilemez ve denetim halinde GİB veya YMM tarafından talep edilebilir. Entegratör çözümleri bu arşivlemeyi sizin yerinize yapar; iyi bir entegratör ayrıca XML, PDF ve görsel formatları aynı anda saklayarak ileride uyumluluk problemini önler.

e-Arşiv portali nedir, nasıl çalışır?

GİB'in sunduğu ücretsiz e-Arşiv portali, ay başına belirli bir fatura adedine kadar manuel kullanım için uygundur. Bu eşik aşılır ya da otomasyon istenirse entegratör çözümüne geçilmesi gerekir. Entegratör çözümünde fatura, doğrudan muhasebe yazılımından üretilir, otomatik olarak imzalanır ve müşteriye gönderilir.

e-Arşiv geçişinde kritik adımlar

• Mali Mühür hazır olmalı
• Entegratör hesabı açılmalı (genelde e-Fatura ile birlikte verilir)
• Müşteri verileri (TCKN, e-posta, telefon) standartlaştırılmalı
• Vergi muafiyetleri ve istisnalar yazılıma doğru tanımlanmalı

Mevcut e-Fatura altyapınız ile birlikte e-Arşiv'i hızlıca devreye alıyor, geriye dönük 10 yıllık saklama yükümlülüğüne uygun arşivleme şemasını sizin için kuruyoruz.