e-Arşiv Raporu Nedir, Ne Zaman Gönderilir?

e-Arşiv fatura, e-Fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumlara elektronik ortamda düzenlenen faturadır. e-Faturadan en önemli farkı, belgenin alıcıya GİB sistemi üzerinden değil, doğrudan (e-posta, bağlantı ya da kağıt çıktı ile) iletilmesidir. Bu nedenle GİB, düzenlenen belgelerden haberdar olmak için ayrı bir raporlama yükümlülüğü öngörür.

Rapor ne zaman gönderilir?

e-Arşiv raporları, belgelerin düzenlendiği günü izleyen günün sonuna kadar GİB sistemine iletilir. Yani bugün kesilen faturaların raporu en geç yarın gönderilmiş olmalıdır. Özel entegratörle çalışan firmalarda bu işlem otomatik yürür; portal kullanan veya kendi entegrasyonunu kuran firmalarda ise takibi manuel yapmak gerekir.

Raporda hangi bilgiler yer alır?

• Düzenlenen belgenin tarihi ve numarası
• Alıcının kimlik veya vergi kimlik bilgileri
• Matrah, KDV ve toplam tutar bilgileri
• Belgenin iptal edilip edilmediği bilgisi
• Ödeme şekli ve varsa iade bilgileri

Rapor gönderilmezse ne olur?

Rapor gönderilmemesi, belgelerin GİB nezdinde bilinmemesi anlamına gelir. Bu durum özel usulsüzlük cezası riski doğurur ve iade taleplerinde, KDV mahsuplarında sorun çıkarır. Ayrıca eksik raporlanan dönemler, sonradan tespit edildiğinde toplu düzeltme gerektirir ve düzeltme her zaman mümkün olmayabilir.

İptal edilen faturaların raporu

e-Arşiv faturası, alıcıya iletilmeden önce aynı gün içinde iptal edilebilir. İptal edilen belgeler de rapora iptal bilgisiyle birlikte dahil edilir; raporun dışında bırakılmaz. Bu, GİB'in belge numarası sürekliliğini takip edebilmesi için gereklidir.

Kontrol listesi

• Rapor gönderim durumunu entegratör panelinden günlük kontrol edin
• Hafta sonu ve resmî tatillerde raporun otomatik gönderildiğini teyit edin
• Belge numaralarında atlama olup olmadığını ay sonunda kontrol edin
• Reddedilen rapor uyarılarını aynı gün içinde çözün
• Muhasebe kayıtları ile rapor toplamlarını aylık olarak karşılaştırın

Börü Medya olarak e-Arşiv kurulumunu yaptığımız firmalarda raporlama otomasyonunu da devreye alıyor, ilk aylarda rapor durumunu birlikte takip ediyoruz. Böylece gözden kaçan bir gün yüzünden ceza riskiyle karşılaşmıyorsunuz.