e-İrsaliyeye Geçiş Rehberi: Kimler Zorunlu, Nasıl Başlanır?

e-İrsaliye, malın fiili sevkiyatında düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik ortamdaki karşılığıdır. Kağıt irsaliye ile aynı hukuki sonucu doğurur; farkı, belgenin GİB sistemi üzerinden elektronik olarak iletilmesi ve arşivlenmesidir.

e-İrsaliyenin en somut faydası, sevkiyat ile faturanın eşleşmesindeki kayıpların azalmasıdır. Kağıt irsaliyede sıkça yaşanan 'irsaliye kayboldu, fatura kesilemedi' sorunu ortadan kalkar; depo ve muhasebe aynı kaydı görür.

Kimler için zorunlu?

• e-Fatura mükellefi olup belirli ciro eşiklerini aşan işletmeler
• Özel Tüketim Vergisi kapsamındaki malların üretim ve tesliminde faaliyet gösterenler
• Akaryakıt sektöründe lisans sahibi olanlar
• Şeker, demir-çelik, gübre ve tarımsal ürünler gibi belirli sektörlerde faaliyet gösterenler
• Komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticareti yapanlar

Kapsam ve eşikler GİB tebliğleriyle güncellenir. Zorunluluk kapsamına girmeseniz bile gönüllü geçiş mümkündür ve büyük müşterilerle çalışan firmalarda giderek yaygınlaşmaktadır.

Geçiş için ön koşullar

• e-Fatura mükellefi olmak
• Geçerli Mali Mühür veya yetkili e-İmzası bulundurmak
• Bir özel entegratör ile çalışmak ya da doğrudan entegrasyon kurmak
• Stok ve sevkiyat verisini üretebilen bir ERP/ön muhasebe altyapısına sahip olmak

Sahadaki pratik detaylar

e-İrsaliyede belge, sevkiyat başlamadan önce düzenlenip sisteme iletilmelidir. Araç yola çıktıktan sonra düzenlenen belge, denetimde sorun yaratır. Sürücünün elinde belgenin bir örneği (çıktı ya da elektronik görüntü) bulunmalıdır. Ayrıca alıcı, malı teslim aldıktan sonra belirlenen süre içinde kabul veya ret yanıtı vermelidir; yanıt verilmezse belge kabul edilmiş sayılır.

Kısmi teslim ve iade durumları

Gönderilen malın bir kısmı teslim alınmazsa, alıcı kısmi ret yanıtı ile hangi kalemleri kabul etmediğini bildirir. İade sevkiyatlarında ise alıcı tarafından yeni bir e-İrsaliye düzenlenir. Bu akışın ERP tarafında doğru kurgulanması, stok tutarsızlıklarının önüne geçer.

Geçiş takvimi nasıl planlanmalı?

Geçişi ay ortasında değil, ay başında yapmanızı öneriyoruz. Öncesinde test ortamında birkaç sevkiyat senaryosu denenmeli, depo personeline kısa bir eğitim verilmelidir. Kağıt irsaliye stoklarının yasal olarak nasıl kapatılacağı da geçiş planının parçası olmalıdır.

Börü Medya olarak e-İrsaliye geçişinde entegratör seçimi, test senaryoları ve depo ekibinin eğitimini birlikte planlıyoruz. Kahramanmaraş ve çevre illerdeki üretim ve toptan ticaret firmalarında geçişi sevkiyatı durdurmadan tamamlıyoruz.