KEP Delil Kaydı: Uyuşmazlıkta Nasıl Kullanılır?

KEP sisteminde her gönderi için hizmet sağlayıcı tarafından otomatik olarak bir delil kaydı üretilir. Bu kayıt, gönderinin ne zaman oluşturulduğunu, ne zaman alıcının hesabına ulaştığını ve alıcı tarafından ne zaman okunduğunu zaman damgalı olarak tutar. Delil kaydı, KEP'i sıradan e-postadan ayıran asıl unsurdur.

Delil kaydında hangi bilgiler yer alır?

• Gönderici ve alıcı KEP adresleri
• Gönderinin oluşturulma ve iletilme zamanı (zaman damgalı)
• Gönderinin alıcı hesabına teslim edildiği an
• Alıcının iletiyi okuduğu an ya da okumadığı bilgisi
• Ek dosyaların özet (hash) değerleri

Alıcı okumazsa tebligat geçersiz mi olur?

Hayır. KEP'te belirleyici olan, iletinin alıcının hesabına ulaşmış olmasıdır. Alıcının iletiyi açmaması bildirimi geçersiz kılmaz; delil kaydı 'teslim edildi' bilgisini içerdiği sürece hukuki sonuç doğar. Bu, iadeli taahhütlü mektubun adreste bırakılmasına benzer bir mantıkla işler.

Saklama süresi ve sorumluluk

KEP hizmet sağlayıcıları, delil kayıtlarını mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklamakla yükümlüdür. Buna güvenip kendi arşivinizi tutmamak yine de risklidir: hesabınızın kapanması, hizmet sağlayıcı değişikliği veya kota nedeniyle iletilerin silinmesi durumunda erişim zorlaşır. Kritik gönderilerde delil kaydını indirip kurumsal arşivinizde ayrıca saklamanızı öneriyoruz.

Mahkemeye nasıl sunulur?

Delil kaydı, imzalı elektronik dosya olarak indirilir ve dava dosyasına elektronik ortamda sunulur. Çıktısını almak tek başına yeterli değildir; kaydın elektronik imzasının doğrulanabilir olması gerekir. Uyuşmazlık halinde hizmet sağlayıcıdan resmî delil kaydı talep edilmesi de mümkündür.

İspat gücünü zayıflatan hatalar

• Bildirimi karşı tarafın tescilli KEP adresi yerine normal e-postasına göndermek
• İhtar metnini ekte değil, yalnızca ileti gövdesinde iletmek ve ekleri arşivlemeden silmek
• Fesih veya temerrüt bildiriminde sürelere ilişkin tarihi açıkça yazmamak
• Gönderiyi şirketi temsile yetkili olmayan bir kişinin hesabından yapmak
• Delil kaydını indirmeden kotayı doldurup eski iletilerin silinmesine izin vermek

Börü Medya olarak KEP hesabı kurduğumuz firmalara delil kaydı arşivleme düzeni öneriyoruz: hangi gönderilerin ayrıca saklanacağı, dosyaların nasıl adlandırılacağı ve kota takibinin nasıl yapılacağı konusunda basit bir prosedürle yola çıkıyorsunuz.