Özel Entegratör mü GİB Portal mı? Karşılaştırma

e-Fatura mükellefi olduğunuzda üç yöntemden biriyle çalışabilirsiniz: GİB Portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon. Doğrudan entegrasyon ciddi bir yazılım ve süreklilik yükü getirdiği için genellikle çok büyük kurumlarda tercih edilir. Pratikte KOBİ'lerin kararı GİB Portal ile özel entegratör arasındadır.

GİB Portal ne sunar?

GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sunduğu ücretsiz web arayüzüdür. Faturaları tek tek elle girer, Mali Mühür veya e-İmza ile imzalar ve gönderirsiniz. Ek bir yazılım maliyeti yoktur. Ancak muhasebe programınızla konuşmaz; her fatura hem portala hem muhasebeye ayrı ayrı işlenir.

Özel entegratör ne sunar?

• Muhasebe programı veya ERP ile otomatik entegrasyon
• Toplu fatura gönderimi ve otomatik kontrol
• Gelen faturaların otomatik muhasebeleştirilmesi
• Web arayüzü, mobil erişim ve raporlama
• Yasal saklama süresi boyunca arşivleme
• Teknik destek ve mevzuat güncellemelerinin otomatik yansıtılması

Hangi hacimde hangisi mantıklı?

Ayda 20-30 faturayı geçmeyen, sabit müşteri kitlesiyle çalışan işletmeler için GİB Portal yeterli olabilir. Fatura sayısı arttıkça manuel giriş süresi ve hata payı hızla büyür; ayda 50 faturayı aşan işletmelerde entegratör maliyeti, kazanılan personel zamanıyla çoğu zaman kendini amorti eder.

Gözden kaçan maliyet: gelen faturalar

Karar verirken çoğunlukla yalnızca kesilen faturalar hesaplanır. Oysa gelen e-Faturaların indirilmesi, kontrol edilmesi ve muhasebeleştirilmesi de zaman alır. Portalda bu iş tamamen manueldir. Entegratörde ise gelen faturalar otomatik olarak muhasebe programına düşer; tedarikçi sayısı fazla olan firmalarda asıl kazanç buradadır.

Entegratör seçerken sorulacaklar

• Kullandığım muhasebe programıyla hazır entegrasyonu var mı?
• Fiyatlandırma kontenjan bazlı mı, kullandıkça öde mi?
• Kontenjan aşımında ne oluyor, faturalar duruyor mu?
• Arşivlenen belgeleri sözleşme bitiminde nasıl teslim alırım?
• Destek hattı hangi saatlerde ve hangi kanaldan çalışıyor?

Geçiş yapmak mümkün mü?

Evet, portaldan entegratöre ya da entegratörler arasında geçiş yapılabilir. Geçişte önemli olan, eski sistemdeki arşivin eksiksiz teslim alınması ve geçiş tarihinin ay başına denk getirilmesidir. Ay ortasındaki geçişlerde numaralandırma ve raporlama karışıklıkları sık yaşanır.

Börü Medya olarak EDM Bilişim ve Mysoft özel entegratör bayilikleriyle çalışıyoruz. Fatura hacminizi ve kullandığınız muhasebe programını birlikte değerlendirip size en uygun modeli öneriyor, geçişi kesintisiz yürütüyoruz.