e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? Adım Adım GİB Portal Rehberi

e-Arşiv fatura, e-Fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumlara düzenlenen elektronik faturadır. GİB portalı üzerinden veya özel entegratör aracılığıyla kesilebilir. İlk kez kesecek işletmeler için portal akışı kısaca şöyledir.

Başlamadan önce

• e-Arşiv uygulamasına kaydınızın tamamlandığını kontrol edin
• Portal giriş bilgilerinizi hazırlayın
• Şifre onayı veya imzalama için mali mühür ya da e-İmza kurulumunu yapın
• Müşterinin ad, soyad veya unvan, vergi ya da T.C. kimlik numarası ile adres bilgisini alın

Faturayı düzenleme

• Portala giriş yapıp yeni e-Arşiv fatura ekranını açın
• Fatura tarihi ve saatini kontrol edin
• Alıcının bilgilerini girin; numara yazınca bazı alanlar otomatik dolabilir
• Mal veya hizmet satırlarını, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranını yazın
• Toplamları kontrol edin, faturayı oluşturun
• Onaylayıp imzalayın

Müşteriye nasıl iletilir?

Fatura elektronik ortamda e-posta veya kısa mesaj ile iletilebilir; müşteri isterse kâğıt çıktısı da verilebilir. Fatura indirilip PDF olarak gönderilir. Kaydınız içinde tutulan belge, müşteriye gönderdiğiniz örnekle aynı olmalıdır.

e-Fatura mükellefine e-Arşiv kesilir mi?

Hayır. Alıcı e-Fatura mükellefi ise fatura e-Fatura olarak düzenlenmelidir. Bu yüzden kesimden önce alıcının kayıtlı kullanıcılar listesinde olup olmadığını sorgulayın. Entegratörlerin çoğu bu kontrolü otomatik yapar.

Sık yapılan hatalar

• Vergi numarası yerine yanlış T.C. kimlik numarası yazmak
• Yanlış KDV oranı seçmek
• Faturayı oluşturup imzalamayı unutmak
• Faturayı müşteriye göndermeyi unutmak
• Hatayı fark edince aynı işlem için ikinci fatura kesmek

Portal mı entegratör mü?

Ayda birkaç fatura kesen işletme için portal yeterli olabilir. Fatura sayısı arttığında, muhasebe yazılımıyla bağlantı ve otomatik gönderim gerektiğinde özel entegratör zaman kazandırır.

Börü Medya, e-Arşiv ve e-Fatura'yı kontör adedine göre fiyatlandırılan özel entegratör altyapısıyla kurar. Kaç fatura kestiğinizi söylemeniz yeterli.